Es ist noch kühl im Saal, einzelne Menschen sind mit verschiedenen Aufbauarbeiten beschäftigt, das Auditorium ist groß und die Stuhlreihen sind geordnet und bereit für das hoffentlich interessierte Publikum, das in wenigen Stunden den Raum füllen wird.

Ich gehe die Bühne ab, wie sind die Lichtverhältnisse und wo werde ich stehen; wo kommt die von mir anmoderierte Person auf die Bühne und wo gehe ich ab?

All das und noch viel mehr muss ich vor einer solchen Veranstaltung wissen, damit der professionelle Auftritt gelingt.

In diesem Blog geht es um die 6 überraschenden Vorteile, die eine gute Vorbereitung auf die Location hat.

Es muss nicht gleich der große Auftritt auf einem Kongress vor 500, oder 5000 Zuschauern sein, auch ein „Auftritt“ vor Kollegen beim nächsten business Meeting will gut vorbereitet sein.

 

Mit den Räumlichkeiten vertraut machen

Bevor das erste Wort gesprochen wird, gilt es zu bedenken: wo trete ich auf? Handelt es sich um eine Location und um Räume, die ich schon kenne? Gut! Trotzdem gibt es auch hier einige Dinge zu beachten, damit der Auftritt gelingt,.

Falls die Räumlichkeiten nicht bekannt sind, wie bei Kongressen, Messen, Präsentationen bei Kunden oder in Hotels in deren Nähe, oder bei Schulungen an fremden Orten und in unterschiedlichen Räumlichkeiten empfehle ich die Location vorher zu begutachten. Auch wenn es mit Aufwand verbunden ist. Es lohnt sich in vielfacher Hinsicht, den Ort des Geschehens vorher zu inspizieren.

Erster Vorteil:

1. Du weißt, wie die Lokation generell aussieht, welchen Eindruck der Ort macht – auf Dich und dann natürlich auch auf das Publikum. Daran kannst du sicher nicht viel ändern, wenn beispielweise der Eingang kaum zu finden ist, die Parkplätze weit weg oder kaum vorhanden sind und der Ort neben einer Mülldeponie liegt – das sind jetzt natürlich Übertreibungen, aber ihr wisst schon, was ich meine.

Stell Dir vor, du kommst kurz vor knapp an so eine Lokation, findest keinen Parkplatz, falls Du mit dem Auto anreist, oder die Öffis sind weit weg und kein Taxi in Sicht, dann bist Du schon genervt, weil Du knapp dran bist und vielleicht den Eingang gar nicht findest.

Das sind Kleinigkeiten die jedoch garantiert erheblichen negativen Einfluss auf Deine folgende Präsentation haben werden. Du verbrauchst so schon wertvolle Energie und Zeit, bevor Du überhaupt die Bühne erreichst, oder im schlimmsten Fall noch gar nicht gefunden hast!

Also check erst mal vor dem Auftritt, wo die Lokation ist, wo der Raum ist und wie lange es dauert, bis Du dort sicher und entspannt ankommst. Klingt banal, ist aber echt wichtig! Mir ist es schonmal passiert, dass ich an der falschen Location war, weil Straßenname und Hotelname ähnlich waren wie der eigentliche Veranstaltungsort und ich dachte, ich hatte es schon richtig im Kopf…tja, dann war im entsprechenden Hotel gar keine Veranstaltung, dann musste ich aber rennen…keine gute Voraussetzung für einen gelungenen Start. Zum Glück reise ich meistens schon am Vortag an.

 

2. Angenommen, die Location erfüllt nicht deine hohen Ansprüche, dann hast DU zumindest schon mal den Schock überwunden und kannst überlegen wie Du Dein Publikum trotz der widrigen Umstände doch noch verzaubern, überzeugen und begeistern kannst. Das liegt dann an Dir und Deiner Energie und natürlich auch am Inhalt Deiner Präsentation. Jedenfalls bist DU nicht durch die Location beeinträchtigt. Und du kannst die gute Laune aufs Publikum übertragen.

Spaß gibt’s ja bekanntlich in der kleinsten Hütte, versteht ihr?!

Ein paar Änderungen kann man dann im Vorfeld beim Veranstalter oder im Hotel anfragen, zum Beispiel, dass Schilder zur besseren Orientierung fürs Parken, oder das Finden der Räumlichkeiten aufgestellt werden.

Rede freundlich mit den Menschen und sie werden Dir helfen. Alles hat eine Auswirkung auf unsere Präsentation, auch das, was schon vorher passiert. Das gilt übrigens nicht nur bei Veranstaltungen und Auftritten, sondern auch, wenn man zum Arzt, zu seinem Steuerberater oder zu anderen Dienstleistern geht, logisch… das kennen wir alle, keine gute Verkehrsanbindung, der Eingang ist nicht zu finden, die Klingel funktioniert nicht und in Flur stinkt es nach Zigarettenrauch – alles schon erlebt, Ihr bestimmt auch – das muss nicht sein!

Im anderen Fall, die Location ist fantastisch, umso besser – dann kannst Du mit noch größerer Vorfreude zur Tat schreiten. Meistens befinden wir uns aber zwischen den beiden Polen

 

3. Vorteil: Du kennst nun den Weg zur Location und im weiteren auch zur Bühne, bei großen Veranstaltung, oder zum Meetingraum bei kleineren Events. Hier hast Du auch schon Kontakt mit Verantwortlichen aufnehmen können. Sei es mit der Person aus dem Bankettservice des Hotels, oder mit dem oder der Ansprechpartner/In für die Veranstaltung oder die TechnikerInnen, die besonders wichtig für die Bühnen- oder Präsentationstechnik sind. Somit weißt du im Fall der Fälle, wer den Hut aufhat und wer im Notfall gerufen werden kann. Schon wieder eine Last weniger auf Deinen Schultern. Außerdem ist es gut, wenn man sich gleich mit den Leuten freundlich bekannt macht, sich die Namen merkt, denn die möglichen späteren Wünsche werden dann entspannter erfüllt. Klingt auch erst einmal banal ist aber wirklich wichtig! Beispiele dazu kommen gleich noch.

 

Stolperfallen auf der Bühne

• Es ist auch ein großer Vorteil, die Details auf der Bühne oder im Meetingraum zu kennen. Die Abmessung der Bühne – handelt es sich um eine riesige Bühne, kann das schonmal einschüchternd wirken. Deshalb vorher die Bühne ablaufen, ja wirklich, laufe die Bühne ab! Von wo hast Du den besten Blick auf die ZuschauerInnen und die auf Dich? Wo stehst Du am besten, so dass Du die Präsentation im Hintergrund nicht bedeckst. Wie weit kannst Du dich bewegen, dass Du Dich nicht aus der optimalen Beleuchtung herausbewegst? Welchen Platzbedarf habe ich und wie ist die Vortragsfläche gestaltet? Gibt es Stufen, Inseln, Teppiche, etc.?
• Und: das war neulich erst ein Fall einer Kundin, die ich vor dem Auftritt betreut hatte – wo gibt es Stolperfallen. In diesem Fall handelte es sich um eine kleine Bodenluke für Strom, die aber beim Drauftreten mit Absätzen einbrach! So etwas kann ohne vorheriges Abschreiten der Bühne leicht mitten im Vortrag passieren. Könnte ja als lustiges Video dienen, aber sicher nicht für die gelungene und ungestörte Präsentation, außerdem besteht hier auch noch Verletzungsgefahr!
• Es macht auch Sinn, sich zu überlegen, von WO man auf die Bühne kommt – zum Beispiel von hinten durch einen Vorhang (Theatersituation), oder sitzt man vielleicht in der ersten Zuschauerreihe und schreitet dann über eine Treppe auf die Bühne. Manche professionelle Keynote Speaker kommen gern aus dem Publikum weiter hinten mit Schwung auf die Bühne. Dabei gilt es ebenso zu bedenken, dass es eine Treppe zur Bühne hin gibt. Übrigens ist es im Theater immer so, dass der „Gute“ von links auf die Bühne tritt (aus Sicht des Publikums) und nach rechts abgeht.
• Bei den Oscars gibt es immer wieder ulkige Szenen: meistens Damen, die in ihren Roben eben nicht leichtfüßig die Stufen zur Bühne emporkommen – und im Extremfall auch noch stolpern oder gar stürzen. Ach herrje, das sorgt zwar für Aufmerksamkeit, aber erhöht massiv Herzschlag und den ohnehin schon hohen Adrenalinspiegel, so dass der Star vor dem Mikro wahrscheinlich erst einmal kein vernünftiges Wort rausbringt. Deshalb auch diese Betrachtung antizipieren – wie und wo komme ich auf die Bühne?

 

Die Bühne soll dich unterstützen!

4. Vorteil: Du kannst im Vorfeld die Bühne so arrangieren lassen, wie es zu Deinem Vortrag passt. Objekte können störend sein, vor allem dann, wenn sie nicht zu Deinem Vortrag gehören. Vielleicht steht noch das halb beschriebene Flipchart Deiner Vorrednerin da und die Zuschauerblicke schweifen immer wieder auf das Logo der vorherigen Präsentation ab. Das ist nicht in unserem Sinne. Ausgenommen sind die Botschaften des Veranstalters, das ist klar. Also gilt auch hier: Bühne frei für Dich und Deine Botschaft – und zwar ausschließlich.

Das gilt auch wiederum im Meeting in kleinem Kreis. Wenn Du Flipchart nutzen möchtest, nimm immer Deine eigen, gut aufgefüllten Stifte mit. Ich kann Dir garantieren, dass es in den meisten Locations keine guten Stifte gibt.

Darüber hinaus können Objekte, mit denen Du nicht gerechnet hast, Deine Präsentation behindern. Vielleicht meinte es der Veranstalter zu gut mit dem Blumenbukett, das viel zu groß Deine zarte Erscheinung „überstrahlt“. Oder gibt es nach Deinem Vortrag noch eine Q&A Session mit anderen ExpertInnen, die dann an Stehtischen aufgereiht sind. Sind diese Tische vielleicht schon auf der Bühne, wo sie eigentlich bei deinem Vortrag noch nichts zu suchen haben. Solche Hindernisse sind kurz vor dem Auftritt ärgerlich und stören nicht nur Deine Perfomance, sondern natürlich auch das Publikum.  Deshalb: vorher checken!

Das gilt auch für das Rednerpult. Solltest Du ein Rednerpult benutzen, dann mach bitte vorher eine Stellprobe. Es sieht komisch aus, wenn man von Dir kaum mehr, als Kopf und Hals sieht.

Oder das Pult auf Kniehöhe endet. Ja, klar, das war jetzt ganz leicht übertrieben. Sollte das Pult nicht höhenverstellbar sein, dann fordere – im Fall es ist zu hoch – eine stabile Stufe an.

Ich empfehle ohnehin, sich nicht hinter einem Pult zu verstecken, auch wenn es alle anderen Vortragenden tun, weil vielleicht hier die Mikrophone angebracht sind. Zeige Dich in Deiner ganzen Erscheinung auf der Bühne mit Headset.

Dann bist Du beweglicher und dynamischer. Allerdings solltest Du nicht wie ein wilder Tiger über die Bühne flitzen, aber dazu spreche ich in einer anderen Folge.

Hier noch kurzer Hinweis: es ist wichtig, Deine Präsentation im Blick zu haben, denn dauerndes Umdrehen zur Leinwand ist ein no-go. Dein Laptop steht vermutlich auf einem Pult oder Tisch, aber hier ist der Screen meistens recht klein. Auf großen Bühnen kannst Du ruhig nach einem extra Monitor fragen. Dieser Monitor wird dann am Boden der Bühne aufgestellt, etwas schräg, so dass Du immer einen guten Blick draufhast und Dich nicht umdrehen musst.

Es ist Deine Pflicht, alles so zu arrangieren, dass es Deinem Zweck und deinem Ziel dient! Einige der Vorbereitungsaufgaben kannst Du natürlich auch delegieren.

Das Abschreiten der Bühne und das Vertraut-machen mit dem Raum ist aber eine Sache, die Du bitte selbst für Dich machst. Mache Dich ganz bewusst damit vertraut, probiere große Gesten, stelle Dir Dein wohlwollendes Publikum vor. Zum Publikum gibt’s übrigens eine eigene Episode!

 

Die Bühne soll dein Wohnzimmer sein

Mache Dir die Bühne zu eigen, nimm den Raum in Besitz, fülle die Bühne mit Deiner kraftvollen Ausstrahlung. Das klingt vielleicht im Business Kontext etwas theatralisch, aber probiere es einmal für Dich aus und schreibe mir dann, was diese kleine Übung mit Dir und Deinem Selbstbewusstsein gemacht hat! Gestalte diese Bühne bereits jetzt zu einem Ort für Deinen Erfolg.

Ich kann mich erinnern, als ich vor vielen Jahren den Job als Moderatorin in einem Münchner Fernsehsender begann: der TV-Chef ging mit mir ins Studio und sagte: Das liebe Silvia wird künftig Dein Wohnzimmer sein. Das hat mich beeindruckt! Wohnzimmer heißt ja, dass ich mich drain wohlfühle, mich auskenne. Der Bereich ist meine Komfortzone. Wow, das war ein starkes Bild. Ich muss gestehen, dass ich das Studio am Anfang ganz und gar nicht als Wohnzimmer betrachten konnte. Aber mit der Zeit wurde es das – absolut!

Also betrachte Deine nächste Bühne, den Raum Deines Auftritts als Dein Wohnzimmer, auch wenn es sich nicht jedes Mal um die gleiche Location handelt.

 

Sei die Diva auf der Bühne

Bei Deinen Anforderungen rundum die Bühne und die Location darfst Du die Diva sein, sage ich immer so plakativ, natürlich die freundliche Diva.

Es geht ja schließlich um eine großartige Gelegenheit, Dich, Deine Produkte oder Dienstleistungen oder Dein Start up zu präsentieren. Also sei ruhig anspruchsvoll und frage die BühnentechnikierInnen nach Hilfe und Unterstützung. Akzeptiere keinesfalls Bedingungen, die Deinen Vortrag und Dich in irgendeiner Weise negativ beeinträchtigen. Das gilt auch für die Beleuchtung und den Hintergrund:

Idealerweise hast Du Dir im Vorfeld schon ein Foto der Bühne schicken lassen und Dein Outfit darauf abgestimmt – ja wirklich: bei einem roten Hintergrund auch einen roten Anzug oder ein rotes Kleid anzuziehen, mach ja wohl wenig Sinn, dann wärst Du ja getarnt.

Obwohl strahlende Farben auf der Bühne und auch im Video gut wirken – es hängt aber auch vom Hintergrund ab. Die Herren tragen oft gedeckte Anzüge oder Kombis, auch hier kann ein zu dunkler Hintergrund zusammen mit dem dunklen Outfit einfach langweilig wirken.

Zum Thema Outfit gibt es eine extra Folge.

Oft gibt es die Möglichkeit, mit Hilfe der Beleuchtung die Hintergrundfarbe zu ändern. Sprecht Frank, den Techniker an, oder Franka! Der ist im Normalfall hilfsbereit.

Ich kann mich an eine Situation erinnern, wo ich selbst eine Präsentation halten durfte – ich hatte im Vorfeld zwar nach dem Foto der Bühne gefragt, aber darauf konnte man die Beleuchtung nicht sehen. Ich hatte einen hellblauen Blazer an und der Hintergrund war grün!

Oh Mann, da kriegt man ja Augenschmerzen!  Ich fragte also Frank, den Techniker, ob es möglich sei, eine andere Farbe zu projizieren – es war möglich und machbar: in diesem Fall zart-rote Farbe als Hintergrundbeleuchtung zu wählen. Passte dann auch noch zu meinen Folien. Wunderbar. An dieser Stelle ein Danke an alle, die für den guten Auftritt im Hintergrund sorgen!

 

Technik Check ist Pflicht

5. Vorteil betrifft die Technik. In professionellen Veranstaltungen gibt es meistens einen Technik-Check, damit mit Präsentation, Beleuchtung und Ton alles funktioniert, wie bei der Generalprobe im Theater oder Konzert. Aber leider ist das eben nicht immer der Fall. Selbst bei großen Veranstaltungen habe ich es schon erlebt, dass die Vorbereitung eher flapsig abgelaufen ist. Das spart zwar Zeit, ist aber ärgerlich, wenn es Pannen beim eigentlichen Auftritt gibt.

Ein Ton-Check ist unabdingbar, falls die Akustik nicht schon bekannt ist und es sich um eine größere Zuschauerzahl handelt. Pi mal Daumen, ab 30 Leuten kann es, je nach Raum und eigenem Stimmvolumen notwendig sein, mit Mikrofon zu arbeiten.

Das gleiche gilt für die Lichtverhältnisse, und zwar dem Licht, das von vorne kommt. Allzu fahle, vielleicht noch von unten kommende Beleuchtung passt im Theaters vor allem dann, wenn der Bösewicht auftritt.

Manche Stars bestehen auf das sogenannte Augenlicht, die separate Ausleuchtung der Augenregion. Dabei leuchten die Augen besonders hübsch. Sophia Loren, italienischer Filmstar aus den 60 Jahren soll darauf bestanden haben.

Eine bekannte deutsche Schauspielerin möchte bei Interviews vorwiegend nur von einer Seite gefilmt werden. Was glaubst Du woher der Begriff „Schokoladenseite“ herrührt! Diese Leute wissen, wie sie sich gut in Szene setzen.

Und sie haben Recht! Auch wenn so ein Verhalten als Divenhaft gebrandmarkt wird. Ich sehe das anders: es ist unsere Aufgabe, im besten Licht zu erscheinen, so dass unser Publikum nicht zum Beispiel von komischen Schatten abgelenkt werden und unsere Botschaft wieder nur teilweise ankommt.

Bei der Beleuchtung sei noch erwähnt, dass auf großen Bühnen das Licht schon einmal richtig blenden kann. Darauf sollte man sich einstellen. Bitte nicht ins Publikum blinzeln, oder die Hände als Schutz vor die Augen halten, wie man es bei blendender Sonne macht – das wirkt ein wenig verloren.

Also: Technik unbedingt vorher checken.

Wie oft haben wir es schon erlebt, dass sich die Vortragenden entschuldigen mussten, wahlweise weil man sie nicht gut hört, die Präsi nicht läuft oder es Störgeräusche gibt.

Habe ich erst vor kurzem erlebt, bei einer feierlichen Antrittsrede an einer Uni, diese Mal saß ich als Zuschauerin dabei. Hier war zwar die Technik eingerichtet und Ton und Präsi passten, aber der Tontechniker, oder es war, glaube ich in diesem Fall eher ein Laie, hatte irgendwie den Ton aus der Regiekabine gekoppelt…nicht, dass man seine privaten Telefonate gehört hätte…nein, es war ein Computer-Fehler-Ton, der erklingt, wenn ein falscher klick stattfindet…und das ungefähr jede halbe Minute! Was für eine nervige Situation!

 

6. Beim Mikrofon sei noch erwähnt, dass ich persönlich am liebsten mit Headset oder Ansteckmikro arbeite, ganz einfach, weil ich dann die Hand frei habe. Meistens haben wir den Zeiger für die Präsentation schon in einer Hand. Falls uns Frank, der Techniker nun ein Handmikro geben will, bitten wir ihn um eine Alternative.

Die meisten Menschen sind nicht gewohnt mit Handmikro umzugehen, halten es deshalb falsch oder gestikulieren mit dem Mikro, so dass wir nur noch Bruchteile verstehen. Alles nicht optimal. Außerdem brauchen wir die freie Hand unter Umständen noch für Moderationskarten. Also empfehle ich eine Hands-free Variante.

Ich empfehle wirklich, sich Zeit für eine Besichtigung der Location, das Abgehen der Bühne und den Ton-Check, Lichtcheck zu nehmen.

Besonders wenn man es nicht gewohnt ist, auf großen Bühnen zu präsentieren, muss man sich auf die Exposition, der man dann auch ausgesetzt ist, einstellen, damit man im Moment des Vortrags nicht überwältigt wird. Es gibt noch genug andere Unwägbarkeiten, die einen nervös machen können. Und das ist ja kontraproduktiv für unseren erfolgreichen Vortrag!

Also all das kann uns aus der Ruhe bringen und zugegebenermaßen können wir nicht alles ausschließen, aber wir können sehr viele Dinge in Bezug auf Location, Bühne und Technik im Vorfeld klären.

Mit diesen Fragen und Überlegungen sind wir dann gut gerüstet für unseren Auftritt –wir können uns vollkommen auf unser Ziel konzentrieren:

Nämlich einen professionellen Auftritt mit viel Energie und Wirkung hinzulegen. Gutes Gelingen dabei wünsche ich Euch!

Wenn Du Dich für eine wichtige Präsentation vorbereiten möchtest und dabei meine individuelle Unterstützung wünscht, melde Dich gern bei mir – alle Kontaktmöglichkeiten findest Du auf der Page weiter unten.

Ich freue mich auf Dich!

Auch als Podcast verfügbar